Warum BPM nicht mit Prozessmodellierung beginnt.

Wer das erste Mal mit Business Process Management (BPM) in Berührung kommt, landet meistens bei Prozessdiagrammen, BPMN-Modellen oder Workflow-Tools. Das ist verständlich. Schliesslich sehen genau diese Dinge nach aussen sichtbar nach Prozessmanagement aus.

Tatsächlich erleben wir in Gesprächen mit Unternehmen, Projekten und innerhalb der Community jedoch immer wieder etwas anderes: Die grössten Prozessprobleme haben selten mit fehlenden Diagrammen zu tun.

Viel häufiger hören wir Aussagen wie:

• "Das weiss nur Frau Müller."

• "Dafür gibt es keinen offiziellen Ablauf."

• "Eigentlich machen wir das alle etwas anders."

• "Der Prozess wurde vor Jahren dokumentiert, aber niemand schaut mehr hinein."

Genau hier beginnt für uns Business Process Management. Nicht bei der Modellierung. Sondern beim Verständnis, wie Menschen zusammenarbeiten und wie Arbeit tatsächlich erledigt wird.

BPM wird häufig auf Dokumentation reduziert

Ein Muster begegnet uns immer wieder: Ein Unternehmen beschliesst, Prozessmanagement einzuführen. Es werden Workshops organisiert, Abläufe aufgenommen und Prozesslandschaften erstellt. Nach einigen Monaten existieren Hunderte Prozessdiagramme.

Alle Beteiligten sind stolz auf das Ergebnis. Ein Jahr später werden die Modelle kaum noch verwendet. Nicht weil sie schlecht wären. Sondern weil die eigentliche Frage nie beantwortet wurde:

Welches Problem wollten wir überhaupt lösen?

Ein Prozessmodell ist kein Selbstzweck. Wenn ein Prozess dadurch weder verständlicher noch effizienter oder transparenter wird, bleibt er am Ende nur eine Zeichnung.

Ein Beispiel aus dem Alltag

Nehmen wir einen einfachen Onboarding-Prozess. Ein neues Teammitglied startet im Unternehmen.

Eigentlich müsste klar sein:

• Wer bestellt die Hardware?

• Wer erstellt die Benutzerkonten?

• Wer organisiert die Einführung?

• Wer informiert das Team?

In vielen Organisationen funktionieren diese Schritte über persönliche Erfahrung.

Solange die zuständigen Personen da sind, läuft alles problemlos. Doch sobald jemand Ferien hat, die Rolle wechselt oder das Unternehmen verlässt, entstehen Lücken. Plötzlich wird sichtbar, wie viel Wissen nur in einzelnen Köpfen vorhanden war.

Genau deshalb beschäftigen wir uns mit Prozessen. Nicht um mehr Dokumentation zu erstellen, sondern um Wissen sichtbar zu machen und Zusammenarbeit zu erleichtern.

BPM ist kein IT-Projekt

Eine weitere Beobachtung aus der Praxis: Viele Unternehmen starten BPM-Initiativen in der IT. Das ist nachvollziehbar, da häufig später auch Systeme, Workflows oder Automatisierungslösungen eingeführt werden.

Der eigentliche Prozess gehört jedoch selten der IT. Er gehört den Menschen, die täglich mit Kunden arbeiten, Anfragen bearbeiten, Entscheidungen treffen und Verantwortung übernehmen. Die erfolgreichsten BPM-Initiativen, die wir beobachten, entstehen deshalb dort, wo Fachbereiche, Management und Technologie gemeinsam an Lösungen arbeiten.

Was wir bei erfolgreichen Organisationen beobachten

Unabhängig von Branche oder Unternehmensgrösse zeigen erfolgreiche Organisationen oft ähnliche Eigenschaften:

Prozesse sind verständlich

Niemand muss lange überlegen, wer wofür verantwortlich ist.

Verantwortung ist klar geregelt

Verbesserungen werden aktiv gesteuert und nicht dem Zufall überlassen.

Prozesse werden gelebt

Dokumentationen existieren nicht nur für Audits oder Zertifizierungen, sondern unterstützen die tägliche Arbeit.

Verbesserung ist Teil der Kultur

Fehler werden nicht nur behoben, sondern genutzt, um Prozesse nachhaltig weiterzuentwickeln.

BPM bedeutet nicht Perfektion

Vielleicht einer der wichtigsten Punkte: Gutes Prozessmanagement bedeutet nicht, jeden Ablauf bis ins letzte Detail zu standardisieren.

• Organisationen verändern sich ständig.

• Neue Anforderungen entstehen.

• Teams entwickeln sich weiter.

Deshalb werden Prozesse niemals fertig sein. Und genau das ist in Ordnung. Erfolgreiches BPM schafft nicht perfekte Prozesse. Erfolgreiches BPM schafft die Fähigkeit, Prozesse laufend zu hinterfragen und zu verbessern.

Unsere Sicht auf Business Process Management

Bei PEAK verstehen wir BPM nicht als Methodik oder Werkzeug. Wir verstehen BPM als eine Denkweise. Eine Denkweise, die Transparenz schafft. Eine Denkweise, die Menschen zusammenbringt. Und eine Denkweise, die Organisationen dabei unterstützt, bessere Entscheidungen zu treffen.

Tools, Modelle und Technologien sind wichtige Hilfsmittel. Der eigentliche Mehrwert entsteht jedoch dort, wo Menschen ihr Wissen teilen, Erfahrungen austauschen und gemeinsam bessere Lösungen entwickeln.

Genau deshalb gibt es PEAK.